.Ordnung für die Besuche der Landessynode
§ 1
§ 2
§ 3
§ 4
§ 5
§ 6
§ 7
§ 8
§ 9
§ 10
§ 11
§ 12
§ 13
§ 14
§ 15
Ordnung für die Besuche der Landessynode
beim Evangelischen Oberkirchenrat
Vom 13. November 2002
III. In-Kraft-Treten | |
Der Landeskirchenrat erlässt gemäß § 119 Abs. 2 S. 3 Grundordnung folgende Besuchsordnung:
.I. Grundverständnis und Ziele der Besuche
...§ 1
Grundverständnis der Besuche
(
1
)
1 Die einzelnen Referate des Evangelischen Oberkirchenrates werden einmal in einer Amtsperiode der Landessynode von einer synodalen Kommission besucht (§ 119 Abs. 2 Grundordnung). 2 Die Besuche sind Ausdruck der gemeinsamen Verantwortung für die Erfüllung des Auftrages der Kirche, an der alle kirchlichen Organe mitwirken.
(
2
)
1 Das Grundverständnis für die Besuche der Landessynode beim Evangelischen Oberkirchenrat ergibt sich insbesondere aus § 109 Abs. 2 der Grundordnung, der die landeskirchlichen Organe verpflichtet, geistlich und rechtlich in unaufgebbarer Einheit bei der Leitung der Kirche zusammenzuwirken. 2 Der Besuchsdienst der Landessynode dient dazu, dieses Ziel zu fördern.
.§ 2
Aufgaben und Ziele der Besuche
Die Besuche sollen dazu helfen, in Zusammenarbeit von Landessynode und Evangelischem Oberkirchenrat für die Arbeit des besuchten Referates
- eine Bestandsaufnahme vorzunehmen,
- die Ziele der Arbeit zu überdenken und die Erfüllung der im Haushaltsbuch genannten Leistungen zu überprüfen,
- die praktische Arbeit an diesen Zielen zu messen,
- die Planungen an diesen Zielen auszurichten und
- aktuelle Problemstellungen aufzugreifen.
Dabei sollen sich die Besuchenden und das besuchte Referat des Auftrags des Evangelischen Oberkirchenrats vergewissern und diesen stärken. Er beinhaltet sowohl den Aspekt der Dienstleistung für Kirchenbezirke und Gemeinden wie auch den der Aufsichtsführung.
.II. Durchführung der Besuche
...§ 3
Zeitplan für die Besuche
(
1
)
1 Die Besuche erfolgen nach einem Zeitplan, den der Landeskirchenrat für eine Besuchsperiode festlegt. 2 Der Zwischenbesuch soll nach einem Jahr, spätestens im dritten Jahr stattfinden.
(
2
)
Der Besuch bei einem Referat findet in der Regel an einem Dienstag während der Arbeitszeit im Evangelischen Oberkirchenrat statt.
.§ 4
Zusammensetzung der Kommission für einen Besuch
1 Für den Besuch bei einem Referat des Evangelischen Oberkirchenrates bildet der Landeskirchenrat in synodaler Besetzung eine Kommission. 2 Die Präsidentin bzw. der Präsident der Landessynode oder ein von ihr bzw. ihm beauftragtes Mitglied der Landessynode leitet die Kommission. 3 Daneben gehören je ein Mitglied aus jedem der ständigen Ausschüsse der Landessynode der Kommission an. 4 Bei Bedarf kann die Kommission bis zu zwei weitere Mitglieder der Landessynode hinzuziehen.
.§ 5
Bestandteile eines Besuches
(
1
)
Zu einem Besuch gehören insbesondere folgende Bestandteile:
- Planung des Besuches durch Vertreterinnen und Vertreter der Referatsleitung und der Kommission (§ 6);
- Erstellung einer vorlaufenden Berichterstattung durch den Evangelischen Oberkirchenrat (§ 7);
- Erstellung eines Diskussionspapiers durch die Kommission (§ 8);
- Gottesdienst (§ 9);
- Rundgang der Kommission durch das Referat (§ 10,1);
- Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (§ 10,2);
- Versammlung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates bei Bedarf (§ 11);
- Gespräch mit der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates (§ 12);
- Abschließendes Gespräch mit dem Kollegium des Evangelischen Oberkirchenrates (§ 13)
- Berichterstattung an die Landessynode (§ 14);
- Zwischenbesuch (§ 15).
(
2
)
Beim Besuch des Referates, dessen Referentin bzw. Referent die Geschäftsleitung des Evangelischen Oberkirchenrats übernommen hat, findet darüber hinaus ein Gespräch zwischen der Kommission, dem geschäftsleitenden Mitglied des Kollegiums und der bzw. dem Vorsitzenden der Mitarbeitervertretung statt.
.§ 6
Planung des Besuches
(
1
)
Der Besuch wird durch ein Planungsgespräch zwischen Vertreterinnen und Vertretern der Referatsleitung und der Kommission vorbereitet.
(
2
)
In diesem Gespräch geht es besonders um
- die Form der vorlaufenden Berichterstattung (§ 7).
(
3
)
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats sind nach diesem Planungsgespräch in geeigneter Form über den anstehenden Besuch zu informieren.
.§ 7
Vorlaufende Berichterstattung
(
1
)
Für die Erarbeitung der vorlaufenden Berichterstattung durch den Evangelischen Oberkirchenrat nach den entsprechenden Vorgaben ist in der Regel ein Zeitraum von drei Monaten bis zur Übersendung an die Präsidentin bzw. den Präsidenten der Landessynode vorzusehen.
(
2
)
Die vorlaufende Berichterstattung umfasst:
- die schriftlichen Unterlagen des letzten Besuches im Referat,
- das Protokoll des Zwischenbesuchs,
- das Haushaltsbuch,
- den Geschäftsverteilungsplan bzgl. des zu besuchenden Referates sowie eine Auflistung der aktuellen Haushaltsdaten,
- die referatsbezogene Auswertung der seit dem letzten Besuch durchgeführten Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbefragungen (soweit vorhanden) und
- eine knappe Darstellung aktueller Problemstellungen im Blick auf anstehende Aufgaben sowie im Haushaltsbuch vorgesehenen Ziele.
(
3
)
Das zu besuchende Referat legt dem Kollegium des Evangelischen Oberkirchenrates rechtzeitig die vorlaufende Berichterstattung zur Beratung vor.
(
4
)
Jede Abteilung des Referates erhält eine Ausfertigung der vorlaufenden Berichterstattung.
(
5
)
Die vorlaufende Berichterstattung soll spätestens sechs Wochen vor dem Termin des Besuches den Mitgliedern der Kommission vorliegen.
.§ 8
Erstellung eines Diskussionspapiers
Die Kommission erstellt auf Grund der vorlaufenden Berichterstattung ein Diskussionspapier für das Gespräch mit der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates.
.§ 9
Gottesdienst
(
1
)
1 Zu Beginn des Besuches feiert die Kommission mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Referates Gottesdienst. 2 In der Regel geschieht dies in der Hausandacht des Evangelischen Oberkirchenrates. 3 Der Termin der Hausandacht kann dafür auch auf einen anderen Tag verlegt werden.
(
2
)
1 Die Andacht wird nach der üblichen Ordnung gefeiert. 2 Sie wird von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Referates gestaltet. 3 Die bzw. der Vorsitzende der Kommission richtet ein Wort an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Evangelischen Oberkirchenrats.
.§ 10
Rundgang durch das Referat
(
1
)
Für die Mitglieder der Kommission besteht die Möglichkeit, zusammen mit der Referatsleitung Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates an deren Arbeitsplatz zu besuchen und sich über die Arbeitsabläufe zu informieren.
(
2
)
1 Mitglieder der Kommission können darüber hinaus mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Referates Einzel- oder Gruppengespräche führen. 2 Über diese Gespräche werden keine Protokolle angefertigt.
.§ 11
Versammlung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates
(
1
)
1 Bei Bedarf wird eine Versammlung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates durchgeführt. 2 Sie wird von der Vorsitzenden bzw. dem Vorsitzenden der Kommission geleitet. 3 In der Versammlung werden die Hauptpunkte des Diskussionspapiers der Kommission vorgestellt und besprochen.
(
2
)
Darüber hinaus kann auch über die Arbeitsplatzsituation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die Ergebnisse der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbefragung gesprochen werden.
(
3
)
Die wichtigsten Ergebnisse werden in einem Protokoll durch die Kommission festgehalten.
.§ 12
Gespräch mit der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates
1 Die aus der vorlaufenden Berichterstattung gewonnenen Erkenntnisse und Eindrücke während des Besuches werden zwischen der Kommission und der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates in einem Gespräch erörtert. 2 Dabei werden aufgrund des Diskussionspapiers der Kommission die im Haushaltsbuch genannten Ziele überprüft und gegebenenfalls verändert.
.§ 13
Abschließendes Gespräch mit dem Kollegium des Evangelischen Oberkirchenrates
Kommission und Evangelischer Oberkirchenrat erörtern die durch den Besuch des Referates gewonnenen Erkenntnisse und Eindrücke sowie mögliche Konsequenzen für die Ziele im Haushaltsbuch.
.§ 14
Berichterstattung an die Landessynode
(
1
)
1 Die Kommission erstattet der Landessynode einen schriftlichen Bericht über den Besuch. 2 Der Evangelische Oberkirchenrat kann dazu eine Stellungnahme abgeben.
3 Über die weitere Behandlung des Berichtes entscheidet der Ältestenrat der Landessynode.
(
2
)
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des besuchten Referates erhalten in geeigneter Weise Zugang zu dem Bericht.
.§ 15
Zwischenbesuch
Für den Zwischenbesuch durch Mitglieder der Kommission in der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates gilt Folgendes:
.- 1 Bezugs- und Ausgangspunkt des Gesprächs sind die schriftlichen Unterlagen des Besuches und gegebenenfalls eine Äußerung der Landessynode. 2 Über den Zwischenbesuch wird von der Kommission ein Protokoll erstellt.
- Die schriftlichen Unterlagen des letzten Besuches und das Protokoll über den Zwischenbesuch sind u.a. Grundlagen der vorlaufenden Berichterstattung des nächsten Besuches.
III. In-Kraft-Treten
...§ 16
Die Ordnung für Besuche der Landessynode beim Evangelischen Oberkirchenrat tritt am 01.01.2003 in Kraft.